Aplikasi Manajemen Laporan Kerusakan Sarana dan Prasarana versi 3

Aplikasi Manajemen Laporan Kerusakan Sarana dan Prasarana merupakan aplikasi berbasis web yang dibangung menggunakan PHP dan MySQL. Aplikasi ini dikembangkan untuk mengelola laporan kerusakan sarana dan prasarana pada sebuah instansi / perusahaan, sehingga diharapkan bisa membantu sebuah perusahaan atau instansi yang menggunakan aplikasi ini dalam memonitor fasilitas ataupun sarana dan prasarana yang berada diperusahaan.

Aplikasi Manajemen Laporan Kerusakan Sarana dan Prasarana versi 3 merupakan versi anyar pengembangan dari versi sebelumnya dimana pada versi tiga ini beberapa fitur telah dirapikan dan ditambah, kemudian dari sisi kode juga telah disederhanakan dengan bingkai kerja php sederhana yaitu zeel php sehingga bisa dibilang pada versi 3 ini lebih mudah dikembangkan karena sudah lebih terstruktur dan rapi dari segi pengkodean dibandingkan versi sebelumnya serta lebih mudah untuk dikembangkan

Fitur Aplikasi Manajemen Laporan Kerusakan Sarana dan Prasarana versi 3

Adapun fitur yang terdapat pada aplikasi manajemen laporan kerusakan sarana dan prasarana ini adalah sebagai berikut :

Ringkasan Fitur 

• Manajemen Pengaduan
• Manajemen Peralatan
• Manajemen Unit
• Manajemen Pengguna
• Manajemen role
• dan Pengaturan identitas situs / aplikasi

Penjelasan Fitur

- Pengaduan

Setiap unit atau divisi yang berada disebuah perusahaan atau instansi dapat secara langsung melaporkan sebuah kerusakan yang terjadi pada unit/divisinya masing – masing kepada petugas perbaikan / maintenance. Laporan yang diberikan nantinya berupa keterangan unit/divisi mana yang bermasalah serta keterangan gangguan apa yang terjadi terhadap sarana dan prasarana yang berada pada unit/divisinya. Laporan akan dikirimkan melalui notifikasi real time kepada petugas sehingga petugas diharapkan bisa secara langsung memproses pengaduan.

- Peralatan

Pada Aplikasi Laporan Kerusakan Sarana dan Prasana juga ditambah dengan fasilitas manajemen data – data aset/peralatan perusahaan, seperti nama perlatan, jumlah dan kategori peralatan yang terdapat pada 

- Unit

Fitur unit merupakan fitur untuk manajemen nama – nama unit/divisi yang terdapat pada sebuah perusahaan. Unit ini berisi data nama unit, kode dan nama penanggung jawab unit. Setiap unit hanya bisa dikelola oleh satu penanggung jawab

- Laporan

Fitur aplikasi manajemen laporan kerusakan sarana dan prasarana dilengkapi dengan fitur pelaporan data kerusakan. Laporan dapat diunduh dalam bentuk format excel (xls), laporan kerusakan juga dapat diunduh berdasarkan data unit/divisi  serta berdasarkan rentang tanggal/bulan tertentu

- Pengguna

Fitur selanjutnya merupakan fitur manajemen pengguna yang bisa digunakan sistem administrator dalam mengelola keterlibatan setiap orang dalam menggunakan aplikasi, hal ini meliputi semua opsi pengelolaan pengguna dari mulai menambah, mengedit dan menghapus pengguna

- Role

Pada sistem aplikasi laporan kerusakan ini role/role module sebenarnya hanya terbagi 4 yaitu administrator, admin unit, petugas dan kabag. Selanjutnya sistem administrator dapat menambahkan banyak role name yang bisa diatur untuk mengakses salah satu role module yang tersedia. Role module bisa saja ditambah melalui mekanisme pengkodean yang sesuai dengan aturan pengkodean pada aplikasi laporan kerusakan sarana dan prasaran atau bisa mengikuti atau mempelajari bingkai kerja zeel php. 

Setiap role module memiliki hak akses module yang berbeda, administrator/admin memiliki hak akses ke seluruh module, sementara itu untuk Admin Unit, Petugas dan Kabag memiliki akses terbatas yang maksudnya akses yang sesuai dengan fungsinya masing – masing. Mengenai fitur/hak akses apa saja yang terdapat pada role module Admin unit, petugas, dan kabag akan saya jelaskan dibawah

Fitur Role Module Admin Unit

Dashboard admin unit

Role name yang diberi akses ke role module adminunit akan memiliki hak akses yang secara keseluruhan dapat melakukan pengelolaan pengaduan terkait unitnya masing – masing. Hak yang diberikan meliputi pembuatan pengaduan, mengkonfirmasi pengaduan yang berhasil atau belum, serta dapat melihat / menerima notifikasi pengaduannya masing – masing.

Admin unit membuat pengaduan

Alur kerja Admin Unit

1. Setiap admin unit yang telah melaporkan kerusakan dapat melihat daftar laporan yang telah dilaporkan melalui halamannya masing – masing. Setiap unit dapat melihat daftar pengaduan yang telah dilaporkannya serta juga dapat melihat seluruh data pengaduan/laporan dari semua unit atau divisi   
   
   
2. Ketika petugas menerima notifikasi laporan kerusakan kemudian kerusakan berhasil diperbaiki, maka sistem pada aplikasi akan memberitahu kepada admin unit secara realtime melalui notifikasi suara, bahwa pengaduannya berhasil diperbaiki   
   
   
   

   Tabel laporan kerusakan yang dialporkan unit

   
   
   
   
   
3. Selanjutnya jika pengaduan berhasil diatasi, admin unit dapat langsung melakukan konfirmasi bahwa pengaduan tersebut memang telah berhasil diperbaiki pada unitnya.
   
   

   Data modal yang menampilkan bahwa petugas telah berhasil memperbaiki masalah

   
   

   Tombol konfirmasi pengaduan jika pengaduan berhasil diatasi

   
   
4. Selanjutnya pengaduan yang berhasil dikonfirmasi akan ditandai sebagai selesai pada menu pengaduan selesai
   
   

Fitur Role Module Petugas

Dashboard petugas

Role module petugas merupakan role module yang menangani atau menerima pemberitahuan terkait kerusakan sarana dan prasarana yang dilaporkan oleh setiap unit atau divisi, kemudian juga petugas  dapat melakukan backup atau laporan dari setiap pengaduan yang masuk melalui menu laporan yang tersedia. Dalam praktiknya role module petugas ini dapat diberikan kepada divisi maintenace yang berada di sebuah perusahaan/instansi

Alur kerja petugas

Alur kerja role module petugas sangatlah sederhana

1. Petugas menerima pemberitahuan / notifikasi pengaduan masuk
   
   

   Petugas mengkonfirmasi pengaduan

   
   
2. Petugas mengkonfirmasi pengaduan dengan status Sedang Diperoses, Berhasil diperbaiki, atau Tidak berhasil diperbaiki
3. Petugas menunggu konfirmasi dari adminunit, jika admin unit mengkonfirmasi perbaikan sebagai ‘fixed’ maka pengaduan/laporan dianggap selesai
   

   Tampilan pengaduan selesai

   
   

   Petugas menunggu konfirmasi hasil perbaikan

Fitur Role Module Kabag

Role module kabag ini merupakan role module untuk akses Kepala Bagian atau sederhananya untuk akses pimpinan dari setiap unit/divisi. Role module dari kepadala bagian ini sebenarnya hanya sebatas melihat pengaduan dan mengunduh data laporan kerusakan sarana dan prasarana